Quais Ferramentas de SAAS Ajudam na Produtividade do Home Office?

A pandemia do novo coronavírus exigiu, de empresas dos mais variados segmentos, ação como resposta às restrições sugeridas pelos governos estaduais. Com isso, as ferramentas SaaS ajudam na produtividade do home office.

É sabido que o isolamento social tornou necessária a adaptação das empresas para modalidades diferentes de trabalho, tornando o home office a melhor alternativa para grande parte dos modelos de negócio.

Com isso, a gestão das empresas, como um todo, precisou se adaptar para obter maior controle sobre as atividades desenvolvidas pela equipe e, também, para possibilitar uma melhor fluidez na execução das tarefas.

Se dentro das organizações, a utilização de softwares na nuvem já era imprescindível, com o distanciamento, esta se fez ainda mais necessária, fazendo com que o mercado de SaaS crescesse como um todo.

Desta forma, diversas ferramentas SaaS ajudam para a produtividade do home office, tornando a execução das tarefas e a gestão da equipe possível, mesmo com o trabalho sendo feito de forma remota.

O que é uma ferramenta SaaS

Imagine um serviço que você realiza em algum momento, porém, em contato com pessoas ou utilizando métodos manuais, como pedir um lanche. Um software SaaS serve para que você realize essa ação de forma automática.

SaaS é a sigla inglesa Software as a Service, que significa “Software como um Serviço”. Em suma, o software servirá para ser exatamente como o nome sugere, um serviço para o usuário.

Atualmente, ao pedir um lanche, você acessa o aplicativo, seleciona o restaurante, o lanche desejado, o método de pagamento e finaliza o pedido. Após um tempo, o lanche chegará na sua casa.

Para as empresas, o processo é, basicamente, o mesmo. Se você precisa se comunicar com a sua equipe, criar um grupo de comunicação com o time e manter o diálogo sobre os projetos e as tarefas, um SaaS será útil.

Além da comunicação, as utilizações de softwares específicos para facilitar o dia a dia da organização são muitas. Cada vez mais, o mercado de desenvolvimento se mostra ainda mais completo para as empresas.

Benefícios com possibilidade de personalização

A grande maioria dos SaaS funcionam através de assinatura, quando são pagos, e possibilitam a escalada de funcionalidades por parte do contratante. Desta forma, a empresa utilizará apenas os recursos que são necessários.

Este formato evita gastos desnecessários com ferramentas e funcionalidades que são muito boas na teoria, porém, quando colocadas em prática, são deixadas de lado, sendo pouco utilizadas pelo time.

Ferramentas Saas que ajudam na produtividade do Home Office

Com a variedade disponível no mercado, ficou cada vez mais fácil utilizar softwares específicos para determinados serviços necessários no dia a dia da empresa.

Abaixo, citaremos alguns exemplos, pagos e gratuitos, que você pode utilizar e aumentar a produtividade do home office sem precisar investir em um super sistema que faça tudo em um lugar só e que custa muito caro.

Trello

O Trello é uma das plataformas mais utilizadas para organização de tarefas e acompanhamento da produtividade do time. Nele, é possível criar listas, quadros e cartões que representarão as tarefas a serem executadas.

Desta forma, as customizações dos cartões com prazo de entrega, etiquetas, comentários, descrição e muitos outros recursos, possibilitam uma organização visual e muito facilitada para a equipe.

Além disso, os quadros podem ser acessados por diferentes usuários e editado por todos ao mesmo tempo. O histórico de atividades é salvo com base no que cada usuário executa, visando melhorar a segurança das informações.

Além disso, é possível criar vários quadros, para o caso de a empresa possuir vários projetos ou equipes que precisarão de organizações distintas.

Ademais, a plataforma ainda conta com power-ups, que são plug-ins que podem ser instalados para fornecer uma ou mais funcionalidades extras à ferramenta.

Para as funcionalidades básicas, o Trello é gratuito e permite um número ilimitado de usuários conectados aos quadros e utilizando o sistema como um todo.

Entretanto, para que muitos times e quadros sejam criados, assim como utilizar vários power ups juntos, é necessário fazer uma assinatura, que tem um custo proporcional à necessidade de utilização da empresa.

Slack

Se a comunicação entre os times for um problema, o Slack chega para ser uma das ferramentas de saas ajudam na produtividade do home office, com uma interface amigável e funcionalidades que o tornam um sistema completo.

Nele, você terá a possibilidade de criar grupos de comunicação entre os usuários para diálogos via chat, além de possuir uma grande quantidade de plug-ins e bots que possibilitam algumas automações.

O Slack também possui uma API que permite a conexão com outros sistemas, como CRMs ou ferramentas de gestão de suporte técnico, por exemplo. Com isso, você pode criar uma estrutura de ferramentas completa e conectada.

Sendo um dos sistemas de comunicação mais completos, o Slack possui suporte apenas para chat na sua versão gratuita e essa, talvez, seja a sua principal limitação para empresas menores. 

Para empresas que trabalham com projetos e atendimento ao cliente, ainda é possível incluir membros externos em espaços exclusivos, dando um aspecto profissional à comunicação e trazendo o cliente para perto.

O Slack está disponível para celular e computador e a sua utilização é muito simples. Sua licença inicial é gratuita e é perfeita para pequenas empresas, porém, os planos pagos podem atender muito bem negócios maiores.

O que diferencia os planos gratuito e pago são as funcionalidades, onde, nos planos com investimento mensal, as limitações de armazenamento, integrações e outros benefícios são expandidos.

Hubspot CRM

A Hubspot é uma das maiores empresas de software para CRM e automação de marketing do mundo. Sua ferramenta de CRM é extremamente completa e entrega, aos usuários, uma grande quantidade de funcionalidades.

Assim como as ferramentas anteriores, o Hubspot também possui um plano inicial pago e outros pagos com mais funcionalidades, entretanto, a versão gratuita já se faz suficiente para parte das empresas.

A gestão dos clientes é feita através de pipelines criadas pelos usuários e geridas, junto com os contatos, de forma colaborativa e com grande segurança pelos colaboradores da equipe.

Além do Hubspot, outras ferramentas de CRM também podem ser úteis nas mesmas tarefas, como Ploomes, SalesForce, Zoho, entre outras.

RD Station Marketing

O marketing do seu negócio é realizado de forma interna? Então o RD Station pode auxiliar, e muito, na gestão das campanhas e no acompanhamento de leads e resultados das ações.

Com uma ferramenta de automação de marketing completa, o RD possibilita um trabalho completo por parte do time, além de fornecer relatórios importantes para o acompanhamento dos gestores.

Com o RD, o seu negócio cria landing pages, e-mails, faz o gerenciamento dos leads e acompanha os acessos ao site em tempo real. Além disso, não existe limitação para o número de usuários na plataforma.

Seus planos também são escaláveis, porém, a ferramenta não possui uma versão gratuita. Desta forma, o controle dos planos é feito com base nas funcionalidades utilizadas e na quantidade de leads existentes na plataforma.

Discord

Uma das principais ferramentas de comunicação por voz, muito popular para jogos, porém, que tem se popularizado para empresas durante a pandemia. O Discord pode otimizar a comunicação no Home Office.

Sendo 100% gratuita e possibilitando a criação de um espaço de trabalho para a empresa e chats separados para as equipes, o Discord é uma ferramenta estável e muito útil para, basicamente, qualquer modelo de negócio.

Além disso, a plataforma ainda possui diversos bots que podem ser instalados para executarem automações específicas de acordo com a necessidade da empresa.

Com uma interface semelhante ao Slack, o Discord também possibilita integrações com outros sistemas, favorecendo a homogeneidade dos processos dentro da organização.

Google Drive

Outra ferramenta que é muito popular, porém, que nem todas as pessoas a associam a um SaaS. O Google Drive é a opção perfeita para armazenamento, backup e gestão de arquivos de forma amigável e rápida.

Com um plano inicial gratuito, o Drive proporciona, aos times, além do armazenamento, ferramentas de apresentações, planilhas, documentos e muitas outras que se assemelham ao pacote Office, popular na maioria dos computadores.

O Drive é uma das ferramentas SaaS que ajudam na produtividade do Home Office por possuir uma gestão de usuários eficiente, que possibilita a visualização e edição de documentos de forma simultânea.

Da mesma forma, ainda garante a segurança dos arquivos que estão armazenados e fornece um histórico de atividade de cada documento. Assim, é possível visualizar todos que acessaram, editaram ou excluíram itens.

Pontomais

O controle de jornada de trabalho da equipe também não é uma tarefa fácil no home office, entretanto, o Pontomais é uma plataforma que auxilia no processo e torna a gestão um pouco mais fácil.

Com um aplicativo de celular, cada colaborador pode bater o ponto do local em que estiver para iniciar ou finalizar seus períodos de trabalho. Com isso, o sistema calcula as jornadas, banco de horas e apresenta relatórios.

Outra funcionalidade interessante é a possibilidade de controle do ponto de diferentes formas. Os funcionários podem bater o ponto lendo um QR Code, batendo uma foto do seu rosto ou simplesmente clicando em um botão.

Tudo vai depender da necessidade de gestão da empresa e da liberdade que é dada para os colaboradores. Junto ao horário, a ferramenta ainda capta a localização do dispositivo para fins de segurança.

Conclusão

As ferramentas de SaaS auxiliam na produtividade do home office em diversos setores e atividades a serem realizadas. O mais importante é encontrar o conjunto que trará facilidade para a execução das tarefas diárias.

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