Novas Ferramentas que Toda Empresa Precisa ter na Pandemia

A cultura do home office ficou cada vez mais popular durante a pandemia, visando atender ao distanciamento social. Com isso, existem algumas ferramentas que toda empresa precisa ter na pandemia.

Diversas tarefas que eram realizadas de forma presencial rapidamente e envolvendo pouca burocracia, precisaram de adaptação para o modelo de trabalho remoto.

Entretanto, para que o home office funcione, é necessário que as atividades diárias sejam desenvolvidas com o auxílio de ferramentas on-line que possibilitem a execução das tarefas e a integração dos colaboradores.

Desta forma, o fluxo de trabalho se desenvolve de forma natural e a gestão do que é feito durante os dias é facilmente executada com base em relatórios e no acompanhamento dos líderes de equipe.

Pensando nisso, desenvolvemos este artigo para sugerir algumas ferramentas que podem contribuir para cada tipo de tarefa durante o cotidiano dos funcionários.

Ferramentas que toda empresa precisa ter na pandemia

O cotidiano de trabalho de qualquer empresa que funciona de forma remota precisa ser gerenciado para que não se torne um problema. Sabemos que existem vários tipos de colaboradores e todos precisam estar produzindo.

Para isso, diversas ferramentas gratuitas podem contribuir para a produtividade da equipe e gestão por parte dos líderes.

Controle de tarefas

Diariamente, novas demandas surgem e demandas recorrentes se mantém. A depender do volume de trabalho, fica cada vez mais difícil para o colaborador ter um controle do que precisa ser entregue.

Além disso, a gestão de entregas também precisa de um sistema centralizado, que possibilite a gestão da equipe como um todo e possa dar um panorama das entregas do time.

Asana

O Asana é uma ferramenta muito completa para gestão de tarefas e de equipe, que auxilia tanto o líder para acompanhamento de progresso das demandas quanto o colaborador, na organização de tarefas e prazos.

Além disso, a ferramenta também possibilita automações e outras funcionalidades que poupam tempo dos usuários depois de configuradas, inclusive gerenciando tarefas que dependem de mais de uma pessoa e afins.

Ademais, por ser extremamente completa, ela exige um certo tempo de adaptação da sua utilização para entendimento das funcionalidades e extração máxima do seu potencial.

Com relação a custos, o Asana é gratuito para equipes de até 15 pessoas, com a possibilidade de escalar os recursos com base no tamanho da equipe. Este modelo é perfeito para escalar a equipe sem custos desnecessários.

Trello

Assim como o Asana, o Trello é uma ferramenta perfeita para o gerenciamento de tarefas e de progresso de projetos e demandas que se acumulam e podem sair do controle da equipe e do gestor.

Entretanto, o Trello possui uma interface e uma forma de utilização muito mais simples que o Asana, sendo ideal para equipes menores e para empresas que não possuem tantos processos no seu cotidiano.

Ainda assim, é possível adicionar vários power ups para incrementar a experiência e tornar o sistema mais robusto, entretanto, esta opção não está disponível de forma gratuita.

Outro fator importante é que, mesmo adquirindo um plano mais avançado, é preciso entender como utilizar os power ups e integrá-los de forma eficiente, buscando o melhor desempenho possível da plataforma.

Kanban Flow

Este, talvez, seja um meio termo entre a simplicidade e facilidade do Trello e a abrangência do Asana. O Kanban Flow tem uma utilidade muito semelhante aos seus anteriores, porém, com uma interface voltada 100% para a metodologia Kanban.

Como o próprio nome já diz, você organiza os seus projetos em quadros com as colunas para cada etapa. A partir daí, os membros da equipe criam as suas tarefas e as movem dentro do quadro de acordo com o seu progresso.

Além disso, a versão gratuita do Kanban Flow possibilita algumas automações para criação de tarefas recorrentes e o gerenciamento de tempo com a técnica pomodoro, que é opcional ao usuário.

Gestão de produtividade e tempo é importante

Independente da ferramenta que a sua empresa escolha, é fundamental que algum software de gestão de produtividade seja adotado. Sem dúvidas, eles estão entre as ferramentas que toda empresa precisa na pandemia.

Armazenamento

A quantidade de informações que são gerenciadas pelas empresas, atualmente, está cada vez maior. Diariamente, dezenas, ou até centenas, de arquivos são enviados e recebidos pelos membros da equipe.

O mínimo que uma organização precisa para se manter saudável e segura é uma estrutura na nuvem que armazene esses dados e garanta uma possibilidade de backup para possíveis imprevistos.

Para isso, diversas plataformas entregam soluções que podem resolver o problema das empresas, entretanto, algumas entregam opções fáceis de utilizar por valores considerados baixos.

Google Drive

O Drive é um excelente exemplo de ferramenta com uma excelente capacidade de armazenamento e com uma boa disponibilidade gratuita. Caso a empresa necessite de opções mais robustas, o custo não é nem um pouco alto.

Além disso, a plataforma também oferece soluções com backup armazenado em nuvem, favorecendo a segurança e garantindo que os documentos não serão perdidos.

Dropbox

Semelhante ao drive, o Dropbox é outra solução de armazenamento em nuvem e que oferece, em suma, as mesmas opções que o Google Drive. No entanto, as opções disponíveis pagas do Dropbox são mais caras que o seu concorrente.

Comunicação

A alma do sucesso do trabalho home office é, sem dúvidas, a comunicação. Uma equipe que se comunica consegue trabalhar em sintonia e resolver possíveis problemas com maior agilidade.

Existem ferramentas que auxiliam tanto na comunicação por chat quanto por voz, enquanto outras são específicas para chat, ou chamada de vídeo, por exemplo.

O ideal é que a empresa tenha, a sua disposição, opções para os três canais, pois o nível de urgência da demanda deve guiar a forma como a equipe precisará se comunicar.

Obviamente, demandas mais urgentes e que precisam de um entendimento mais aprofundados exigirão uma chamada de áudio ou até de vídeo, enquanto conversas diárias podem ser resolvidas via chat.

Google Meet

Uma das ferramentas mais utilizadas durante a pandemia para a realização de videoconferências em geral, desde atendimentos ao cliente até reuniões internas de equipe.

O segredo da popularidade da ferramenta é, exatamente, a combinação entre a facilidade de acesso e manuseio, a estabilidade da plataforma e o fato de ter se tornado gratuita após o início da pandemia.

Com a disponibilidade de reunir uma grande quantidade de pessoas, o Google Meet é uma solução que atende aos requisitos de quem precisa do vídeo para fazer a sua comunicação.

Discord

Muito popular no segmento de jogos, o Discord ganhou ainda mais adeptos no período pandêmico. Isso porque os usuários podem ficar conectados por mais tempo aos canais de voz para uma comunicação mais constante.

Pelo fato de ser específico para chat e voz, ocupa menos banda de internet e interfere menos para o caso de conversas mais longas. Algumas empresas, inclusive, utilizam a ferramenta para manter a equipe conectada o dia todo.

Além disso, o Discord é gratuito e possui uma grande quantidade de extensões que podem aprimorar a experiência dos usuários. Apesar de não incluir o vídeo, possui todos os outros recursos que o Google Meet entrega de forma facilitada.

Rede social corporativa

Além da comunicação, muitas vezes é preciso organizar a empresa em squads separados e/ou projetos distintos, sem a possibilidade de os usuários migrarem entre eles.

Dessa forma algumas ferramentas entregam ainda mais funcionalidades destinadas aos líderes, possibilitando uma melhor gestão das atividades. Estas ferramentas auxiliam na produtividade e na manutenção dos resultados.

As redes sociais corporativas são fundamentais e são ferramentas que toda empresa precisa ter durante a pandemia. As funcionalidades variam para cada opção, porém, grande parte delas auxiliam, e muito, na gestão geral da empresa.

Yammer

A ferramenta da Microsoft que serve como uma rede social para a sua empresa. Dentro do Yammer, pode-se fazer comunicados para as equipes de modo geral, facilitando a comunicação entre a gestão da empresa e seus liderados.

Além disso, a ferramenta ainda oferece integração completa com o Pacote Office, um dos pacotes mais utilizados pelos usuários do Windows para a criação de documentos, planilhas, apresentações, etc.

Slack

O Slack é uma rede social pensada de forma direcionada para a gestão de projetos. Com a sua estrutura de workspaces, você pode dividir seus squads em locais separados para manter a comunicação em dia.

Além disso, a ferramenta ainda pode se integrar com uma grande diversidade de plataformas, como Zoom, Microsoft Teams, CRMs, entre outros.

Conclusão

As ferramentas de gestão, comunicação, armazenamento e todo tipo de serviço on-line ganharam muita força durante a pandemia, obviamente, por conta da necessidade das empresas de migrarem para as jornadas home office.

No entanto, esta necessidade se mostrou produtiva para a modernização dos processos e para a simplificação da comunicação, que se fez ainda mais necessária, por meio de diversos canais.

Sem dúvidas, as ferramentas que toda empresa precisa ter na pandemia estão disponíveis de forma gratuita, na maioria das vezes, e podem contribuir para a retomada do crescimento das empresas em geral.