ROPRE: 5 passos para conduzir uma reunião satisfatória com seus clientes

Você sabia que fazer uma boa reunião de acompanhamento com seus clientes pode ser crucial para o sucesso de um projeto e para mantê-los satisfeitos por mais tempo? Foi pensando nisso que o método ROPRE foi criado.

Muitas reuniões de trabalho acabam saindo do controle porque a pauta não foi definida adequadamente, ou porque as pessoas acreditam que uma reunião é um espaço para brainstorming. Por isso, conduzir uma reunião eficaz com clientes pode ser um desafio, mas é possível otimizá-la para ser produtiva e satisfatória para todos.

Neste artigo, vamos apresentar 5 passos para conduzir uma reunião satisfatória com seus clientes, colegas e chefes. Com essas técnicas, você poderá garantir momentos mais assertivos e eficientes durante suas reuniões

Conquiste a satisfação do cliente usando o método ROPRE nas suas reuniões

Você sabia que é possível conduzir uma reunião de 1 hora, com 5 pessoas, e passar por todas as fases de um projeto? O método ROPRE foi criado justamente para tornar isso possível.

ROPRE é um acrônimo que representa as cinco fases essenciais de um projeto: Resultados, Objetivos, Premissas, Riscos e Entregas. No entanto, para obter sucesso na aplicação desse framework, é importante seguir algumas dicas essenciais.

Por isso, trazemos dicas valiosas para tornar sua reunião produtiva e eficiente, independentemente do método utilizado. Com essas informações, você poderá conduzir uma reunião satisfatória com seus clientes e colegas, além de alcançar resultados ainda melhores em seus projetos.

1. Atenção para quantas pessoas estão na sala

Para otimizar as reuniões de acompanhamento de projeto, é importante que somente as pessoas essenciais participem. Geralmente, basta um representante do cliente e uma pessoa da equipe que está tocando o projeto. Mais do que isso pode ser considerado exagero.

Além disso, é importante ressaltar que nem todas as pessoas presentes precisam participar ativamente da tomada de decisões ou contribuir com ideias, a menos que sejam solicitadas. Infelizmente, é comum que os clientes tragam inúmeros stakeholders, como chefes de marketing, analistas, vendedores e funcionários do financeiro. Isso pode atrapalhar o andamento da reunião e dificultar a tomada de  decisões.

Para evitar esse problema, é essencial que o pessoal diretamente envolvido na tomada de decisão participe da reunião. Caso contrário, a presença de muitas pessoas pode dificultar a tomada de decisões e até mesmo fazer com que projetos sejam barrados pelo financeiro.

Em resumo, é importante tomar a frente e solicitar ao cliente que participe das reuniões de acompanhamento apenas o pessoal diretamente ligado às tomadas de decisão, a fim de otimizar o processo e garantir o sucesso do projeto.

2. O principal stakeholder precisa estar presente em todas as reuniões?

As reuniões de equipe são fundamentais para manter todos os membros alinhados aos objetivos e estratégias da empresa. No entanto, a presença do principal stakeholder em todas as reuniões pode não ser necessária e pode até afetar a confiança no próprio time interno. 

Embora as informações possam ser transmitidas ao principal stakeholder por membros da equipe após a reunião, é recomendado que ele participe de reuniões de tomada de decisão pelo menos uma vez por mês. 

Isso garantirá que ele esteja atualizado sobre os projetos em andamento, bem como as necessidades da equipe. Além disso, a presença dele pode trazer novas ideias e perspectivas.

Ou seja, a presença do principal stakeholder em todas as reuniões pode não ser necessária, mas sua participação em reuniões de tomada de decisão é fundamental. Isso garantirá que ele esteja alinhado com a equipe, as estratégias em andamento e possa contribuir com novas ideias.

3. São necessárias reuniões semanais?

As reuniões são cruciais para o sucesso de um projeto, mas é importante definir a frequência delas para não perder tempo e recursos desnecessários.

Na maioria dos projetos, é recomendado fazer reuniões semanais para acompanhar o andamento operacional. Para nível estratégico, as reuniões podem acontecer trimestral ou semestralmente, desde que tudo esteja sob controle.

É fundamental contar com uma pauta definida para cada reunião. Afinal, isso evita perda de tempo e recursos desnecessários. Assim, garantir que cada reunião seja produtiva e satisfatória para todas as partes envolvidas é um passo fundamental. 

Lembre-se de conduzir a reunião com pulso firme e seguir a pauta definida para que todos os participantes possam contribuir de maneira significativa para o projeto.

4. Aplique o método ROPRE e otimize seu tempo

Uma reunião bem conduzida é essencial no mundo do marketing digital, pois pode ser responsável por garantir que o cliente concorde com a proposta de projeto apresentada.

Esse é o momento ideal para encantar o cliente, mostrando que o trabalho realizado foi adequado e apresentando o progresso alcançado. Além disso, é crucial enfatizar que um aprendizado não é uma derrota, pois permite a correção de falhas e melhoria das estratégias.

Em seguida, é hora de revisar os objetivos acordados. Eles permanecem os mesmos? Foram alterados? Esse é um momento delicado que exige diplomacia de ambas as partes, mas é crucial para garantir que o projeto esteja alinhado com as expectativas do cliente.

5. Defenda objetivos SMART com unhas e dentes

Na V4 Company, todos os objetivos acordados com o cliente são sempre objetivos SMART  específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e delimitados num espaço de tempo.

É importante definir, tanto para a equipe envolvida quanto para o cliente, uma meta dentro desse framework. 

Por exemplo: se você possui uma loja de roupas que recebe em média 30 clientes por dia, não é atingível propor aumentar esse número para 100 dentro do prazo de um mês.

Geralmente, indica-se aumentar as metas na proporção de 20% por trimestre, para ser algo realmente alcançável.

Ou seja, metas absurdas desmotivam as equipes envolvidas e a tendência é que, na verdade, os resultados baixem.

E quando é a vez do cliente se comprometer?

No método ROPRE, é importante ressaltar que o cliente também possui responsabilidades. Isso inclui o comprometimento com as premissas acordadas para o sucesso do projeto, tais como verba de mídia, produção de conteúdo, oferta de materiais gráficos, treinamento comercial e mão-de-obra qualificada. 

Se essas premissas não forem executadas, há um risco significativo para o andamento do projeto. É essencial estabelecer e acompanhar elas em cada reunião para garantir a satisfação do cliente e o sucesso do projeto.

Como gerenciar os riscos de projeto para evitar problemas

Ao deixar de discutir os riscos do projeto, é possível que eles se tornem fantasmas assombrando o andamento dos planos. Infelizmente, muitas vezes as pessoas evitam falar com o cliente sobre esses riscos por medo de retaliação.

Isso pode levar a tentativas frustradas de resolver problemas sozinhos, além de prejudicar a solução dos riscos em si. No entanto, é importante lembrar que o cliente tem o direito de saber se algo deu errado, afinal, ele está pagando pelo projeto.

Ignorar essa etapa do método ROPRE pode levar a um desandamento do projeto e até mesmo a desistência por parte do cliente. Portanto, é essencial gerenciar os riscos de forma eficaz, incluindo a comunicação clara com o cliente sobre eles e as estratégias necessárias.

Ao discutir abertamente os riscos e garantir a transparência do processo, é possível evitar problemas e garantir o sucesso do projeto. Então, não tenha medo de abordar essas questões com o cliente e sempre inclua a gestão de riscos como parte fundamental do seu plano de gerenciamento de projetos.

Como garantir a eficiência na definição das entregas do projeto

O momento de discutir as entregas do projeto é crucial para definir os próximos passos a serem dados pela equipe. Cada etapa realizada corretamente é essencial para o sucesso final do projeto, como uma sequência de dominós caindo e formando um desenho.

Para garantir a eficiência na definição das entregas, é importante considerar o que já foi feito e o que ainda precisa ser realizado, considerando a fase em que o projeto se encontra. É fundamental combinar com todas as partes envolvidas quais são as entregas relativas a cada uma delas.

Para manter o ritmo da reunião e evitar divagações sobre outros assuntos, é recomendável que as entregas sejam registradas em um documento escrito e compartilhado com todos os envolvidos. Isso também gera uma sensação de comprometimento por parte da equipe.

Além disso, um documento compartilhado contribui para evitar retrabalho, pois o cliente pode entender melhor o que já foi feito e o que ainda precisa ser entregue. Dessa forma, é possível garantir a eficiência e o sucesso do projeto.

Como usar o ROPRE para otimizar seu tempo

Realizar uma boa reunião com o cliente é essencial para garantir o bom resultado do projeto. Dessa forma, existem inúmeros princípios e orientações que podem ser seguidos para isso. Mas se você deseja otimizar o tempo de todos e tirar o melhor proveito possível desse momento, o método ROPRE pode ser a ferramenta que faltava para você e sua equipe.

Essa abordagem garante que todos estejam alinhados com os objetivos da reunião, que os tópicos a serem discutidos sejam organizados com antecedência e que a reunião seja conduzida de forma eficiente.

Se você quer saber mais sobre como a V4 Company, – maior assessoria de marketing do Brasil – que realiza mais de 1000 reuniões semanais com clientes, faz isso de forma otimizada e satisfatória para todos, confira nosso episódio do ROI Hunters que fala sobre isso.