Quais as Novas Necessidades das Empresas Para o Home Office?

A pandemia do novo coronavírus impôs uma série de novidades para as empresas, de modo geral. Uma delas foi o distanciamento social, que trouxe algumas necessidades das empresas para o home office.

Trabalhar remotamente não era um hábito muito comum no Brasil. Até 2018, apenas 3,8 milhões de pessoas trabalhavam de forma remota, segundo informações do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

Dessa forma, diversos fatores colocam em xeque a integridade das atividades executadas pela equipe na transição para o home office, modalidade que se fez necessária para evitar a propagação do vírus.

Todavia, por ser uma novidade para boa parte das pessoas, a transição não foi tão fácil quanto as pessoas imaginavam. Gerir pessoas, processos e sistemas de forma remota foi e está sendo um grande desafio para os empreendedores.

Por isso, trouxemos este conteúdo que tem como objetivo esclarecer quais são as necessidades das empresas para o home office e como ele deve ser implementado para que a produtividade da equipe não seja afetada.

O que é home office?

Em uma tradução literal, o termo inglês home office significa “escritório em casa”. Em suma, o significado do termo é exatamente esse, a transição de um escritório convencional para a casa de cada pessoa.

Com as restrições sugeridas pelos governos estaduais desde março de 2020, com a eclosão da pandemia no Brasil, diversas empresas foram obrigadas a tomar medidas de home office para manter o funcionamento das suas atividades.

Com isso, seus colaboradores precisaram ser transferidos para seus lares, dando prosseguimento ao cumprimento das suas tarefas diárias, porém, de forma remota.

Quais as necessidades da empresa para o home office?

Ao migrar para a modalidade de trabalho remoto, as empresas precisam, de acordo com a nova lei trabalhista que regulamentou o home office, dar todo o suporte necessário para que os funcionários executem as suas tarefas.

Desta forma, o empreendedor é responsável por proporcionar todo o equipamento e todas as tecnologias necessárias para que o colaborador continue produzindo e atingindo os resultados esperados.

Em suma, caso o funcionário não possua computador, internet ou acesso às ferramentas necessárias, é dever da empresa garantir estes recursos, visando o atendimento dos requisitos para que o empregado trabalhe normalmente.

Primeiras impressões

Em um primeiro momento, o cenário parece perfeito para o colaborador, que começará a trabalhar diretamente da sua casa, e catastrófico para a empresa, que perderá o contato presencial com os seus funcionários.

Entretanto, existem diversos benefícios para ambos os lados, assim como existem medidas que devem ser tomadas para que as atividades se mantenham e os resultados não decaiam com a nova modalidade de trabalho.

O principal, nesse caso, é a implementação da transição com dois pré-requisitos muito importantes, tanto para o empregador quanto para o empregado: comprometimento e planejamento.

A combinação destas duas palavras pode ser a solução para as necessidades das empresas para o home office. Isso porque é impossível realizar um trabalho de qualidade sem comprometimento.

Da mesma forma, uma transição para o trabalho remoto sem planejamento pode gerar problemas enormes para a empresa, prejudicando o seu funcionamento como um todo.

É importante ressaltar que, nesse caso, com a pandemia do coronavírus, o trabalho home office nem sempre é uma opção. Diversas cidades do país estão com restrições rígidas até hoje para evitar a propagação do vírus.

Dessa maneira, caso o home office não seja implementado da forma correta, a perda de produtividade da equipe pode gerar danos irreparáveis para o seu negócio. Mantenha-se atendo aos passos para uma implantação correta.

Benefícios do home office

Como dito anteriormente, a modalidade de trabalho remoto traz benefícios tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Desde o início da pandemia, diversos negócios migraram para este modo de trabalho.

Em muitos casos, não existe a intenção de retornar às atividades presenciais, muito por conta do aumento de produtividade das equipes e redução dos custos operacionais do negócio como um todo.

Benefícios para o funcionário

O colaborador que pode optar pelo trabalho remoto está feliz da vida, afinal, seguirá trabalhando e recebendo o seu salário no conforto do seu lar. A comodidade é, sem dúvidas um grande benefício, por exemplo.

Entretanto, existem muitos outros benefícios que fazem do home office uma alternativa muito vantajosa para o empregado.

Otimização do tempo

Com o trabalho remoto, o colaborador não precisará mais perder tempo no trânsito, pegando transporte público ou se deslocando até o trabalho pelo meio de transporte que for.

Dessa forma, pode-se acordar um pouquinho mais tarde, manter a sua jornada normal de trabalho e, ao finalizar, executar qualquer tipo de atividade em casa de forma quase que instantânea.

Conforto

O conforto de casa, para a maioria das pessoas, não se iguala em lugar algum. Por isso, o home office pode fortalecer a produtividade por conta do espaço confortável que as pessoas têm para desempenhar as suas funções.

Entretanto, é preciso ter controle sobre as atividades para que o conforto não se torne um problema. Ambientes muito confortáveis podem tirar a atenção e reduzir a produtividade do colaborador.

Sensação de liberdade

Por mais que as atividades não sejam modificadas e os horários de trabalho se mantenham, a ausência de um escritório propriamente dito pode proporcionar ao funcionário a sensação de liberdade e autonomia.

Benefícios para a empresa

Engana-se quem pensa que somente o colaborador ganha com a transição. Apesar de existirem muitas necessidades das empresas para o home office, também existem muitos benefícios.

Redução de custos operacionais

A partir do momento que o escritório deixa de fazer parte da rotina de trabalho e as atividades são executadas de casa, a empresa passa a economizar com fatores como água e luz, o que é um grande custo para parte dos negócios.

Novas possibilidades de vínculos de trabalho

Com a eclosão da pandemia, o Governo Federal expandiu as possibilidades de vínculos de trabalho, flexibilizando as jornadas e abrindo possíveis negociações entre empregador e colaborador.

Essas flexibilizações possibilitam às empresas, que tiveram problemas nas suas receitas durante a pandemia, possíveis otimizações nos seus custos, inclusive com vales alimentação e transporte, que se tornaram opcionais.

Necessidades das empresas para o home office

Além das jornadas de trabalho serem, possivelmente, modificadas e as empresas precisarem, muitas vezes, proporcionar os recursos necessários para os funcionários executarem suas tarefas, a implantação pode gerar desafios.

O principal, de todos eles, é a manutenção da produtividade sem um contato físico entre as equipes. Para isso, é necessário que o home office seja organizado e controlado de forma segura.

Planejamento

Durante a fase de planejamento, é necessário mapear todos os processos executados para a realização de cada atividade. Desta forma, é possível realizar um melhor controle sobre o que precisa ser executado de forma remota.

Bons sistemas de gestão e controle também serão importantíssimos para que os líderes de equipe garantam que a produtividade se manteve e possam agir em casos onde as tarefas não estão sendo executadas.

Outro ponto importante é a comunicação, que deve ser mapeada e os canais para a interação entre os membros das equipes sejam definidos.

Liberdade com responsabilidade

É preciso entender que, durante a execução das tarefas de forma remota, idas ao banheiro, à cozinha ou outros tipos de distrações ocorrerão com maior frequência e não existe um grande problema com isso.

Com a comunicação viva e a flexibilização um pouco maior dos horários, possivelmente, a produtividade deve se manter. Lembre-se que a casa de cada um não é, necessariamente, o ambiente mais propício para concentração.

Dessa forma, basear o desempenho dos colaboradores em entregas é fundamental. Para esse controle, os líderes devem estar sempre atentos e se manter à disposição da equipe a todo momento.

Controle e proximidade

Na hora de colocar em prática a utilização dos sistemas e das rotinas planejadas previamente, mantenha a equipe próxima, realizando o trabalho da forma correta e dando suporte quando necessário.

O controle de indicadores que retratem a entrega das demandas necessárias é a melhor forma de controlar a produtividade da equipe, deixando outros fatores como tempo de trabalho em segundo plano.

Faça reuniões periódicas

A proximidade com a equipe precisa ser aprimorada com encontros periódicos de acompanhamento. Dessa forma, fica mais fácil o líder de cada time entender a situação do processo produtivo e auxiliar em possíveis demandas.

Uma das necessidades das empresas para o home office é tentar manter a proximidade dos membros como era no formato presencial. Por isso, o acesso a cada um deve ser facilitado e o controle deve ser feito de forma próxima.

A frequência desses encontros depende de como a sua equipe funciona. Para equipes autônomas e que caminham de forma produtiva sem a necessidade de um “empurrãozinho”, reuniões semanais podem ser suficientes.

Conclusão

O home office é uma realidade para grande parte das empresas, entretanto, boa parte dos negócios ainda não estavam preparados para este formato de trabalho, assim como os colaboradores também não.

Dentre as necessidades das empresas para o home office, diversos fatores precisam ser ajustados de forma rápida, dificultando um planejamento mais cuidadoso.

Por fim, a colaboração entre funcionário e empresa se faz cada vez mais necessária, valorizando as entregas e o rendimento acima de fatores menos importantes como tempo de trabalho.

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