ROPRE: 5 PASSOS PARA CONDUZIR UMA REUNIÃO SATISFATÓRIA COM SEUS CLIENTES

Fazer uma boa reunião de acompanhamento pode ser a diferença entre evoluir ou não um projeto e isso contribui significativamente para manter o cliente por mais tempo. 

Foi pensando nisso que  o método ROPRE foi criado.

É muito normal que as reuniões de trabalho saiam do controle porque a pauta não foi adequadamente definida, ou simplesmente porque as pessoas imaginam que uma reunião é um espaço para fazer brainstorming.

Levante a mão quem já pensou a famosa frase “essa reunião poderia ter sido um e-mail” e mesmo assim não fez nada para mudar os rumos do encontro.

Agora levante a mão quem odeia fazer reuniões. 

Acontece que conduzir uma reunião para que ela seja proveitosa para todos não é fácil, ainda mais quando há cliente envolvido, mas existem soluções para que ela seja otimizada e menos detestada.

Esse artigo vai abordar o framework ROPRE de fazer reuniões e como você pode aplicá-lo para ter momentos mais assertivos tanto com clientes, quanto com colegas e chefes.

TENHA O CLIENTE NA PALMA DA SUA MÃO COM O MÉTODO ROPRE DE CONDUZIR REUNIÕES

Você conseguiria fazer uma reunião de 1h de duração, com 5 pessoas, passando por todas as fases de um projeto?

É exatamente para que isso seja possível que o ROPRE foi criado.

Ropre é o acrônimo de

Resultados

Objetivos

Premissas

Riscos

Entregas

Mas antes de partir para como utilizar esse framework, algumas outras dicas são importantes, ou nem mesmo com ele vai ser possível tirar algum benefício dessa reunião.

ATENÇÃO PARA QUANTAS PESSOAS ESTÃO NA SALA

Uma reunião de acompanhamento de projeto, por exemplo, não exige que todos os profissionais envolvidos participem.

É importante estarem presentes pelo menos um representante do cliente e uma pessoa da equipe que toca o projeto. Na maior parte das vezes, mais do que isso é puro exagero.

Além disso, mesmo que  haja mais de 2 pessoas presentes, é importante salientar que nem todas elas precisam participar da tomada de decisões ou mesmo contribuir com o momento, a menos que sejam questionadas.

Existe um hábito muito comum, essencialmente por parte dos clientes, em levar para o momento de reunião um stakeholder, um chefe de marketing, um analista de alguma coisa e eventualmente até mesmo vendedores e staff do financeiro!

Tudo isso atrapalha o momento e, o pior, ainda torna mais difícil tomar decisões, em função do desejo de todos de contribuir com alguma ideia ou sugestão (e existem as situações em que o financeiro tenta barrar projetos muito caros.

Portanto, é essencial tomar a frente e solicitar ao cliente que participem desses momentos apenas o pessoal diretamente ligado às tomadas  de decisão.

O PRINCIPAL STAKEHOLDER PRECISA ESTAR PRESENTE EM TODAS AS REUNIÕES?

Não há nenhum motivo que justifique a presença do principal stakeholder em todas as reuniões – a não ser que ele não confie no próprio time interno.

Em geral, as informações apresentadas podem ser passadas a ele pós-reunião por alguém do próprio staff (chefe de marketing etc…)

Entretanto, é recomendado que uma vez ao mês, pelo menos, ou naquelas reuniões de tomadas de decisão, que o stakeholder principal se faça presente.

SÃO NECESSÁRIAS REUNIÕES SEMANAIS?

Na maior parte dos projetos, sim, para acompanhar o andamento a nível operacional. A nível estratégico elas podem acontecer até mesmo trimestralmente, desde que tudo esteja sob controle.

Nas reuniões puramente operacionais o ROPRE pode ser utilizado com muita segurança, pois ele contempla todos os passos necessários para o bom andamento do projeto.

E existem ainda reuniões relacionadas a campanhas, que podem ocorrer também trimestralmente, ou até mesmo semestralmente, depende do tamanho do projeto que será colocado em prática.

Se os objetivos são semestrais, então as entregas são semanais para garantir que os objetivos a longo prazo sejam alcançados e nada se perca no caminho.

“SIGA A P*RRA DA PAUTA”  João Vítor

Você já experimentou fazer uma reunião sem uma pauta definida? É o mesmo que iniciar um projeto sem uma meta a ser alcançada. No meio do processo algo vai se perder, os envolvidos vão começar a duvidar do negócio e tudo pode ir por água abaixo.

Imagine perder um cliente porque as reuniões foram insatisfatórias?

Por isso, é muito importante chegar ao momento da reunião com a pauta definida, afinal, ninguém tem tempo a perder, e cada hora em reunião também representa dinheiro perdido.

Se você for o responsável por conduzir o encontro, conduza-o com destreza e pulso firme. Nada pior do que ser chamado para uma reunião e acabar ouvindo um colega divagando, outro tentando roubar a atenção, uma contando casos familiares etc… 

Agora que você já sabe o preparatório sobre como fazer uma boa reunião, chegou a hora de falarmos sobre o método ROPRE.

APLIQUE O MÉTODO ROPRE E TENHA O CLIENTE NA PALMA DA MÃO

Uma reunião bem conduzida é tão satisfatória que ela pode ser responsável por fazer com que o cliente concorde ou discorde da sua proposta de projeto. 

Por isso o método ROPRE inicia com os Resultados da semana, explorando bem as vitórias e os aprendizados.

Este é o momento de encantar o cliente, demonstrar que o trabalho combinado foi executado adequadamente e o avanço que foi realizado.

Também é importante apontar nesse momento que um aprendizado é diferente de uma derrota. Um aprendizado é um processo em andamento e onde é possível corrigir falhas por estratégias melhores.

Uma derrota não aceita uma mudança de estratégia. Portanto, ela significa o fim da linha.

Após esse momento chega a hora de vislumbrar novamente os Objetivos acordados. Eles mudaram? São os mesmos ainda? Ambas as partes precisam concordar nesse ponto, e geralmente este é um momento de muita diplomacia exigida.

DEFENDA OBJETIVOS S.M.A.R.T. COM UNHAS E DENTES

Na V4 Company, todos os Objetivos acordados com o cliente são sempre objetivos s.m.a.r.t:  específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e delimitados num espaço de tempo.

É importante definir, tanto para a equipe envolvida quanto para o cliente, uma meta dentro desse framework. 

Por exemplo: se você possui uma loja de roupas  que recebe em média 30 clientes por dia, não é atingível propor aumentar esse número para 100 dentro do prazo de um mês.

Geralmente, indica-se aumentar as metas na proporção de 20% por trimestre, para que seja algo realmente alcançável.

Metas absurdas desmotivam as equipes envolvidas e a tendência é que, na verdade, os resultados baixem.

E QUANDO É A VEZ DO CLIENTE SE COMPROMETER?

No método ROPRE o cliente também tem responsabilidades.

Faz parte do dever do cliente, por exemplo, se comprometer com as Premissas acordadas para o bom andamento do projeto.

O que são essas premissas?

  • Verba de mídia
  • Produção de conteúdo
  • Oferta de materiais gráficos
  • Treinamento comercial
  • Mão-de-obra qualificada para realizar o projeto
  • Etc…

Premissas acordadas que não forem executadas podem gerar um risco ao andamento do projeto. Imagine, por exemplo, uma campanha performando bem, entregando leads qualificados, e de repente, a verba acaba.

Isso abre margem para que o cliente fique insatisfeito com a sua equipe, quando na verdade ele não cumpriu adequadamente o papel dele.

É por isso que é necessário delimitar bem as premissas e não ter receio de cobrá-las e acompanhá-las em cada reunião.

POR QUE FALAR EM RISCOS COM O CLIENTE SEMANALMENTE?

Quando deixamos de colocar em pauta os riscos do projeto eles se tornam fantasmas assombrando o andamento dos planos.

É muito comum que as pessoas tenham receio de falar com o cliente sobre os riscos que o projeto está correndo por medo de uma retaliação.

Eventualmente, elas acabam, até mesmo, tentando resolver a questão sozinhas.

Além de problemático em termos de solução, o cliente tem o direito de saber se algo aconteceu errado, afinal, ele está pagando.

Quando esse aspecto do método ROPRE é ignorado, a tendência é que o projeto desande e o cliente acabe desistindo.

E POR FIM, AS ENTREGAS

O momento de falar das entregas é aquele em que a equipe combina o que será feito durante os próximos dias e até a reunião seguinte. São os próximos passos a serem dados.

Como uma sequência de dominós caindo que formam um desenho ao final, cada etapa realizada da forma correta é importante para o todo.

Dessa forma, é preciso considerar o que já foi feito e o que ainda será, entender em qual fase o projeto se encontra e combinar com todas as partes as entregas relativas a cada um.

Um documento por escrito e compartilhado com todos os envolvidos costuma ser uma boa forma de manter o ritmo da reunião e de não divagar sobre outros assuntos. Além disso, ele também gera uma sensação de comprometimento.

Um documento também contribui para evitar retrabalho, pois o cliente consegue tangibilizar melhor o que já foi feito.

CONCLUSÃO: O MÉTODO ROPRE OTIMIZA O TEMPO

Existem inúmeros princípios e orientações para realizar uma boa reunião com o cliente. Leia mais sobre eles aqui e aqui.

Mas se quiser otimizar o tempo de todos e tirar o melhor aproveitamento possível desse momento tão necessário ao mesmo tempo em que atende seu cliente de forma exemplar, o método ROPRE é a ferramenta que faltava para você e seu time. Use-a!

Quer saber mais sobre como a empresa que realiza mais de 1000 reuniões semanais com clientes faz isso de forma otimizada e satisfatória para todo mundo? Leia este artigo: guia para uma reunião de performance e escute este episódio do ROI Hunters. 

V4 Company

⭕ Quer o acompanhamento da V4 Company para obter resultados para a sua EMPRESA e faturar MUITO? Então acesse: 👉 QUERO TER ASSESSORIA DA V4 Company.

⭕ Quer atuar com uma carteira de clientes pronta e ser parceiro da V4 Company? Trabalhe em Home Office tendo todo suporte de profissionais que atuam com Marketing Digital há anos com a FRANQUIA da V4! Fale com um executivo de vendas então: 👉 QUERO SER UM FRANQUEADO V4 Company.

⭕ Mas se você quer conhecer a Formação CIENTISTA DO MARKETING, aumentar seus conhecimentos e trabalhar com Marketing Digital utilizando o Método V4, então acesse: 👉 QUERO SER UM CIENTISTA DO MARKETING.

Deixe seu Comentário

email marketing v4 company

Inscreva-se em nosso blog

Acesse, em primeira mão, nossos posts diretamente em seu email